Entropy analysis of organizations' knowledge systems on the example of project management standards

Abstract

The problems of managing complex project management systems are associated with numerous parameters that characterize their state. Most modern methods of forecasting project activity are based on the use of statistical modeling of individual processes and tools, for example, a work schedule, which requires both the justification of the adopted laws for the distribution of random work durations and the planning of a certain organizational and technological sequence of work. The collection and processing of data on all parameters is a complex and expensive procedure, and a complete justification of all project characteristics can lead to the information complexity of the system under consideration. However, it is impossible to refuse this due to the need to obtain relevant and reliable data for the adoption and implementation of management decisions. Thus, it is necessary to look for ways and means to reduce the number of controlled parameters, create algorithms that allow predicting the presence of undesirable processes in a controlled system, and develop recommendations for a more detailed analysis of individual project management subsystems. To overcome the informational complexity of predictive models, it is proposed to use a phenomenological approach that is associated with the definition of entropy, which allows using a minimum of information about the planned and updated course of the project. The concept of entropy is one of the key concepts of thermodynamics and information theory, and also finds its application in a number of other sciences, the subject of research and study of which are complex stochastic systems. The possibilities of using entropy and entropy modeling are currently being actively explored in the theory of project management. The paper considers an entropy approach to modeling project management systems, in which, on the basis of mathematical procedures arising from K. Shannon's information theory, information phenomenological models are created. The IPMA ICB 4.0 standard is considered as an example. The developed tool creates the prerequisites for the effective use of the entropy approach to assessing complex economic and social systems.

Проблеми управління складними системами проектного управління пов'язані з великою кількістю параметрів, що характеризують їхній стан. Більшість сучасних методик прогнозування проектної діяльності базується на використанні статистичного моделювання окремих процесів та інструментів, наприклад, календарного плану робіт, що вимагає як обґрунтування прийнятих законів розподілу випадкових тривалостей робіт, так і планування певної організаційно-технологічної послідовності виконання робіт. Збір та обробка даних про всі параметри є складною та дорогою процедурою, а повне обґрунтування всіх характеристик проекту може призвести до інформаційної складності аналізованої системи. Однак відмовитися від цього неможливо через необхідність отримання актуальних та достовірних даних для прийняття та реалізації управлінських рішень. Таким чином, необхідно шукати способи та шляхи скорочення числа контрольованих параметрів, створювати алгоритми, що дозволяють прогнозувати наявність небажаних процесів у контрольованій системі, виробити рекомендації для детальнішого аналізу окремих підсистем проектного управління. Для подолання інформаційної складності прогнозних моделей пропонується використовувати феноменологічний підхід, який пов'язаний з визначенням ентропії, що дозволяє використовувати мінімум інформації про планову та актуалізовану течію проекту. Поняття ентропії є одним із ключових понять термодинаміки та теорії інформації, а також знаходить своє застосування в ряді інших наук, предметом дослідження та вивчення яких є складні стохастичні системи. Можливості використання ентропії та ентропійного моделювання сьогодні активно досліджуються в теорії управління проектами. У роботі розглянуто ентропійний підхід до моделювання систем проектного управління, в якому на основі математичних процедур, що випливають з теорії інформації Шеннона, К. створюються інформаційні феноменологічні моделі. Як приклад розглядається стандарт IPMA ICB 4.0. Розроблені інструменти створюють передумови для ефективного використання ентропійного підходу до оцінки складних економіко-соціальних систем.