Організація електронного документообігу з використанням чат-боту

Abstract

Через події останніх років, такі як вірус COVID-19, а пізніше російсько- українська війна, було унеможливлено очне навчання в багатьох навчальних закладах в Україні. Через загрозу здоров’ю та життю студентів, викладачів та інших робітників, навчальні заклади були змушені перейти на дистанційне навчання або роботу. Тому в цей час доволі гостро постало питання організації електронного документообігу, адже працювати із усіма файлами вручну доволі не доцільно, особливо коли кількість оброблювальних в день файлів може становити декілька сотень. Через це було прийняте рішення створити програмний продукт, який зміг би спростити дистанційну роботу із документами студентам та викладачам ВНЗ або невеликим компаніям. Метою роботи є автоматизація процесу управління документами за допомогою чат- боту та програмного додатка. У роботі проведено аналіз месенджерів, на основі яких може бути розроблений чат-бот, а також аналіз мов програмування, які дадуть можливість взаємодіяти із Telegram та розробити програмний додаток максимально ефективно. У результаті виконання роботи був розроблений чат- бот на основі Telegram, який призначений для відправки студентами або викладачами файлів та програмний додаток для упорядкування та завантаження документів викладачем або студентом відповідно. Результати даної роботи можуть бути використані на персональних комп’ютерах студентів, викладачів або на кафедрі університету.

Due to the events of the last years, such as the COVID-19 virus and later the Russian-Ukrainian war, it was impossible to study face-to-face in many educational institutions in Ukraine. Due to the threat to the health and lives of students, teachers and other employees, educational institutions were forced to switch to distance learning or work. Therefore, at this time, the issue of organizing electronic document management became quite acute, because it is not advisable to work with all files manually, especially when the number of files processed per day can be several hundred. Therefore, it was decided to create a software product that could simplify remote work with documents for students and teachers of universities or small companies. The aim of the work is to automate the document management process using a chatbot and a software application. The work includes the analysis of messengers, on the basis of which a chatbot can be developed, as well as the analysis of programming languages that will make it possible to interact with Telegram and develop a software application as efficiently as possible. As a result of the work, a chatbot based on Telegram was developed, which is designed to send files by students or teachers and a software application for organizing and downloading documents by a teacher or student, respectively. The results of this work can be used on personal computers of students, teachers or at the university department.